“Kære CFO – fingrene væk fra mit rejsebudget !”

Rejsebudgetter er under konstant – og hårdt – pres. Det er fordi, rejseudgifter som regel ligger på top-5-listen over en virksomheds samlede omkostninger. Så når en CFO kigger efter besparelser, kommer rejserne (alt for) ofte til at stå for skud.

Hvordan forsvarer du dig så mod et fjendtligt CFO-angreb?

Allerførst skal du som travel manager tænke på – og retfærdiggøre – rejser som en investering fremfor bare en omkostning. Så er du allerede et skridt på vejen, for investeringer er noget, en CFO har respekt for.

Forretningsrejser skal ses i sammenhæng med virksomhedens hovedaktiviteter, indtægter og arbejdsmønstre. Det er vigtigt at betragte rejserne som en integreret del af virksomhedens forretningsmodel og strategi. Det skal du sørge for, at din CFO også får øjnene op for.

Prøv fx at udregne – og følge udviklingen i – forholdet mellem rejseomkostninger og indtægter – et simpelt og effektivt nøgletal, der viser ROI på forretningsrejser. Tricket er at finde og forbinde traditionelle rejsedata (hoteller, fly, repræsentationsomkostninger etc.) med data fra HR, finans og andre kilder, så du derigennem kan trække en lige linje fra rejsebudget og -politik til den centrale del af din virksomheds indtægtsgrundlag.

Når først du får vist og etableret den forbindelse, vil det være sværere for din CFO at skære i budgetterne, for det sidste man ønsker, er at risikere virksomhedens indtægt.

Regnestykket kan også gennemføres for andre KPI’er, som din virksomhed måler og følger løbende, fx vækst og effektivitet. Bare data er tilgængelige og af høj kvalitet.

For mange virksomheder er en stor del af forretnings- og driftsaktiviteterne bundet op på rejseaktivitet. Men fordi forretningsrejser ofte bliver kategoriseret som en direkte omkostning og ikke en investering, bliver de nemt betragtet som noget, der skal ’kigges nærmere på’, når profitten skal maksimeres. Men den kortsigtede besparelse kan vise sig at være en dyr fornøjelse, hvis den på lidt længere sigt forhindrer vækst og indtjening.

Derfor: At kende sin ROI på rejseaktiviteterne er en god måde at holde sig i live på – også på lang sigt.

Af Eric Tyree, Chief Data Scientist, Carlson Wagonlit Travel

Eric Tyree Rejseudgifter