Sikkerhed og tryghed ved dine møder og events

Vigtigheden af sikkerhed inden for møder og events har ændret sig markant de seneste år.

For at være tilstrækkeligt forberedt må møde- og eventplanlæggere gøre sikkerhed og tryghed til en fast af planlægningsprocessen.

Det er altafgørende at sikkerhed og tryghedsprocedurer er unikt tilpasset det enkelte event – der findes ikke nogen one-size-fits-all sikkerhedsprotokol. Vi har samlet fem tips, som enhver møde- og eventplanlægger kan drage fordel af:

 

1. Foretag en risikoanalyse og udvikl en handleplan til nødstilfælde

Effektiv sikkerhedsplanlægning starter med en risikoanalyse og en forståelse af de potentielle risici, der kan opstå ved dit event. Det inkluderer en vurdering af by, sted, samt deres trygheds- og sikkerhedspolitikker, eventprofilen, antallet af deltagere og deres respektive baggrunde.

Med denne information kan du begynde at udforme din handleplan til nødstilfælde i samarbejde med sikkerhedspersonalet i din virksomhed og på stedet. Spørg efter en evakueringsplan, en oversigt over nødudgange, og sørg for at have en kommunikationsplan og beredskabsplan klar. Derudover bør du have en plan for lægeassistance med information om blandt andet afstand til hospitaler og deres placering.

 

2. Byg sikkerhed og tryghed ind i dit event-budget

Afhængigt af din risikoanalyse og dit event kan det være nødvendigt med ekstra sikkerhedspersonale på stedet. Tænk over kvaliteten af personalet og deres erfaring med events. Kvalitet er ofte lig en højere pris. Desuden kan der være behov for at have IT sikkerhedspersonale udover IT support til stede ved eventet.

 

3. IT Support er ikke det samme som IT Sikkerhed

Data-sikkerhed og brand management er risikofaktorer, som dit event står over for uanset størrelse eller profil. Event-planlæggere går ofte ud fra, at det er tilstrækkeligt med IT support til stede ved eventet.

IT sikkerhed

Husk, at målet med IT support er at sikre eksempelvis adgang til internet og hurtigt internethastighed til deltagerne. IT sikkerhed handler om at begrænse adgange og iværksætte procedurer, som mindsker risici under eventet. Begge har vigtige, men meget forskellige funktioner, som bør overvejes til alle typer af events.

 

4. Evaluer event-legitimation

Det mest oversete element inden for eventsikkerhed er ofte administrering af event-legitimation. Det er vigtigt at have medarbejdere på stedet, som har styr på godkendte badges, så udefrakommende ikke forstyrrer dit event. Det er ligeså vigtigt for en virksomhed at evaluere, hvordan legitimation distribueres til deltagerne. Det er muligvis indlysende, men at placere navneskilte i alfabetisk rækkefølge på et bord, udgør en risiko for, at udefrakommende let kan få adgang til eventet.

 

5. Rådfør dig med eksperter

Frem for alt bør du søge hjælp fra eksperter. CWT Meetings & Events hjælper i samarbejde med International SOS med at evaluere risici. Læs mere om dette – klik her

 

Blog af: Beau Ballin, Senior Director Business Development, CWT Meetings & Events

Avainsanat: ,