Sådan får du succes med dit hotelprogram

Tryg implementerer hotelprogram med succes – og hjælp fra CWT

For ca. et år siden, i maj 2017, indleder CWT et projekt i samarbejde med Tryg Forsikring. Målet er at optimere virksomhedens hotelprogram – og det indbefatter ønsket om at sikre overholdelsen af rejsepolitikker og samtidigt opnå besparelser.

 

Kontrol og kommunikation

Med stor hjælp fra CWTs online-team bliver CWTs online-værktøj tilpasset, så man kan opfylde de gældende krav til kontrol og compliance, og i samme hug bliver CWTs Program Messenger (PM) indført, så rejsende, der booker uden for rejsepolitikken, får autogenerede emails. Målet er dels at hjælpe de rejsende, dels at øge forhåndsbookinger. Og for at kunne opbygge og understøtte de gode, nye vaner får den indkøbsansvarlige også støtte til den interne kommunikation.

Procurement Specialist at Tryg, Tine Fodor

Procurement Specialist, Trine Fodor fortæller:

“Vi lancerede en ny rejsepolitik med fokus på booking advance fra 14 til 21 dage, aftale-compliance for hotel og fly og vigtigheden ved online booking. I forbindelse med lanceringen skrev intern kommunikation i Tryg en stor artikel på intranettet vedr. den nye politik inklusiv vigtigheden af at bruge vores hotel- fly og rejsebureauaftaler. I tillæg benyttede vi PM som opfølgende værktøj, vi relancerede vores interne travel site, og vi har også en Yammer-gruppe, hvor Tryg deler rejseinformation.”

De bagvedliggende mål for hotelprogrammet er ifølge Tine “dels at bevare og øge Trygs forhandlingskraft ved konsolidering af overnatninger hos en kæde og dels at sikre det sikkerhedsmæssige aspekt i at vide, hvor vores medarbejdere befinder sig i tilfælde af krisesituationer.”

Risici og implementering

Men selvom alt er planlagt og forløber gnidningsløst, er en af Tines største bekymringer omkring det nye hotelprogram risikoen for hotel-lækage, hvis de rejsende begynder at booke uden om rejseprogrammet.

Men med en tilslutning på onlineløsninger hos Tryg på over 90 % begynder resultaterne hurtigt at vise sig, og tilbagemeldingerne er meget positive, “Især PM tager folk alvorligt,” fortæller Tine. Og heldigvis bliver frygten for hotellækagen hurtigt manet til jorden.

Resultater

Hvis man sammenligner kalenderårene 2016 og 2017, stiger bookinger med 18 %, antallet af overnatninger stiger 26 %, og den gennemsnitlige værelsespris falder med 3 %. En sammenligning af første kvartal 2017, lige før implementeringen, med første kvartal 2018, hvor de nye rutiner må forventes at være etableret, viser tilsvarende gode resultater: Hotelbookinger er steget med 15 %, antallet af overnatninger er steget med fantastiske 36 %, og faldet i værelsespris er stadig 3 %.

Disse resultater er helt ekstraordinært gode, og Tine fremhæver følgende læring fra projektet: “Kontinuerlig kommunikation og opfølgning er alfa omega for at bevare momentum og sikre besparelser.

Total tilfredshed

Alt i alt er Tine ganske tilfreds med det nye hotelprogram, og tilfredsheden stiger yderligere, da hun får en smagsprøve på de hotelbookingfunktionaliteter, der er på Trygs kommende myCWT – et website for de rejsende.

Og Tine afrunder omkring de store, fremtidige linjer for Indkøb: “Vi skal sikre aftale-compliance for hotel, fly og rejsebureau – og fortsætte den interne kommunikation.

Læs mere om CWTs arbejde med at skabe de bedste hotelløsninger for både virksomhed og rejsende – klik her